Pedoman umum pembentukan Telecenter di Jawa Timur

Pedoman Umum
Pembangunan dan pengelolaan Telecenter di Jawa Timur

A. Gambaran Umum Telecenter
Mayoritas penduduk Indonesia tinggal di daerah pedesaan, hampir separuh dari mereka hidup dibawah garis kemiskinan. Jawa Timur yang berdasarkan pendataan BPS tahun 2001 berpenduduk 34,76 juta jiwa, sekitar 21% diantaranya yakni sekitar 7,26 juta jiwa tergolong dalam kategori miskin. Banyak upaya yang dilakukan pemerintah dalam rangka pengurangan angka kemiskinan ini, namun kemiskinan bukanlah permasalahan linier yang dapat diselesaikan dengan tindakan tunggal melainkan menyangkut multi sektoral yang membutuhkan upaya terpadu. Upaya Pemerintah dan masyarakat dalam penanganan kemiskinan, hasilnya memang tidak dapat terlihat secara cepat. Namun setelah sekian tahun upaya itu dilaksanakan, mulai tampak ada penurunan yakni pada tahun 2004 angka kemiskinan di Jawa Timur turun menjadi 6,9 juta atau sekitar 19%.
Pengalaman beberapa negara berkembang menunjukkan bahwa peningkatan terhadap akses informasi yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat memungkinkan mereka untuk dapat meningkatkan pendapatannya. Hal ini tentu akan menjadi salah satu alternatif dalam upaya pengurangan kemiskinan. Namun demikian konsep pembangunan masyarakat apalagi masyarakat miskin dengan memanfaatkan penyebarluasan teknologi informasi dan komunikasi di Indonesia belum diterima luas. Hal ini terbukti dengan masih sangat sedikitnya inisiatif penanggulangan kemiskinan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.
Teknologi informasi dan komunikasi yang telah diakui sementara ini menjadi motor penggerak kemajuan dalam segala bidang, tidak selamanya menjadi milik kelompok masyarakat kota yang maju dan kaya. Teknologi tetap saja netral dan tidak berpihak. Tinggal dimana dia ditempatkan disitulah dia akan berkiprah sesuai dengan kaidah alaminya (sunatullah). Begitu banyak informasi yang dapat diperoleh dan begitu banyak kesempatan, namun tidak semua masyarakat terutama di pedesaan mampu memperolehnya dan memanfaatkanya.
Internet adalah sumber informasi yang lengkap dan mudah dioperasionalkan tetapi bagi masyarakat pedesaan untuk dapat menggunakannya ibarat masih jauh asap dari panggang. Karena masih banyak keterbatasan yang melilit desa-desa kita untuk melangkah kesana. Tantangan yang perlu dijawab adalah: bagaimana mempermudah mereka untuk dapat memanfaatkan fasilitas yang ada.
Telecenter merupakan pusat pelayanan akses informasi bagi masyarakat di pedesaan melalui internet yang dikelola oleh masyarakat untuk memperoleh informasi sosial, ekonomi, pendidikan, kesehatan dan lain-lain yang dibutuhkan oleh masyarakat setempat guna meningkatkan produktivitasnya. Telecenter juga melaksanakan kegiatan pemberdayaan masyarakat yang antara lain berupa pelatihan peningkatan ketrampilan dan pengetahuan serta pelaksanaan kegiatan ekonomi masyarakat desa secara profesional yang didukung oleh fasilitas teknologi informasi dan komunikasi. Dengan cara demikian diharapkan wawasan masyarakat bertambah sehingga mampu memberikan dorongan untuk lebih produktif, yang pada gilirannya mampu meningkatkan pendapatan dan memberikan andil pada upaya pengurangan kemiskinan.
Pembangunan Telecenter pada awalnya merupakan program percontohan sebagai salah satu alternatif dalam upaya penanggulangan kemiskinan dengan menggunakan alat bantu teknologi informasi dan komunikasi. Program dilaksanakan pada tahun 2005 melalui kerjasama antara Bappenas yang didukung United Nation Develpoment Program (UNDP) dengan Badan Pengelolaan Data Elektronik (BPDE) Provinsi Jawa Timur bersama instansi terkait lainnya seperti Badan Perencanaan Pembangunan Propvinsi (BAPPEPROP), Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMAS) dan Dinas Pertanian Provinsi Jawa Timur.
Berkaca dari program percontohan tersebut, Propinsi Jawa Timur mereplikasi dan mengembangkan telecenter secara bertahap disetiap daerah untuk menjadi percontohan yang selanjutnya akan diperluas oleh masing-masing Kabupaten dan Kota.
Tujuan
Menyediakan fasilitas akses informasi yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi sebagai wahana untuk pembelajaran dan pemberdayaan masyarakat. Dengan tersedianya fasilitas akses informasi, masyarakat mudah memperoleh informasi, sehingga pengetahuan dan wawasannya berkembang, hal ini akan mendorong tumbuhnya kreatifitas yang selanjutnya diharapkan mampu menciptakatan kegiatan produktif yang berdampak meningkatnya pendapatan.

Sasaran
Terlaksananya pemberdayaan masyarakat dalam banyak bidang melalui informasi yang dapat diakses dari telecenter. Pembangunan telecenter diharapkan dapat memberikan manfaat kepada seluas mungkin masyarakat, tidak dibatasi oleh wilayah administrasi pemerintahan. Namun secara khusus perlu mengutamakan masyarakat di lokasi telecenter berada dan memperhatikan karakteristik masyarakat setempat.

B. Aspek Pengorganisasian
Sarana Prasarana Telecenter
Telecenter merupakan pusat pelayanan akses informasi bagi masyarakat dengan menggunakan internet sebagai jaringan informasinya. Dalam opersionalisasinya dikelola oleh tim pengelola yang dipilih dari masyarakat dengan dukungan pemerintah atau lembaga non pemerintah untuk melaksanakan kegiatan pemberdayaan masyarakat.
Sarana prasarana minimal yang harus dimiliki oleh sebuah telecenter, meliputi: tiga unit komputer, sebuah ruangan untuk opersional komputer dan pelatihan masyarakat, jaringan internet dan dua orang pengelola. Sedangkan untuk kondisi tertentu dapat dilengkapi dengan perangkat pendukung lainnya seperti : printer, LCD Projector, kamera digital, DVD Player, Televisi, Laptop dan lainnya.
Cacatan : perlu tambahan penggolongan telecenter, misalnya : pratama , purna dll, Indikator : sarana prasarana yang tersedia, waktu
Struktur Organisasi
Untuk melaksanakan pengelolaan telecenter dibentuk lembaga pengelola yang dalam kondisi minimal sekurang-kurangnya terdiri dari dua orang, sedangkan secara idial terdiri dari : Manager, penatausahaan, bagian teknis, operator dan pembantu pelaksana. Disamping itu untuk mendukung operasional pengelola dibentuk pula kelompok pengarah yang diketuai oleh Camat dengan anggota terdiri dari Kepala Desa dan beberapa anggota masyarakat. Sedangkan ditingkat Kabupaten/Kota dapat dibentuk kelompok pembina dengan keanggotaan instansi terkait di Kabupaten/Kota.
(pengelola Telecenter minimal sekurang2nya terdiri tiga orang)
secara ideal terdiri dari: manager, penatausahaan, bagian pengembangan dan pelayanan masyarakat, bagian tehnik / operator dan pembantu pelaksana. disamping itu untuk mendukung operasional pengelola dibentuk dewan pembina yang beranggotakan kepala desa, camat dan instansi terkait di kabupaten/kota.




dewan pembina
Pelayanan Masyarakat
Manager
Penatausaahan
Tim Pengarah
Tim Pembina Prop.
Tim Pembina Kab.
Bagian Teknis
Operator
Bagan Organisasi

Job description
Uraian tugas dari masing-masing unsur dalam kelompok pengelola dan pengarah adalah sebagai berikut;
1. Manajer
a Menyusun Rencana Kerja Telecenter dengan Keluaran dan indikator yang terukur, dan bertanggungjawab terhadap keberlangsungan operasional Telecenter
b Merencanakan kesinambungan operasional jangka panjang dari telecenter melalui inovasi-inovasi kreatif yang mengarah pada kemandirian Telecenter.
c Memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan Rencana Kerja Telecenter yang dilakukan oleh Tim Pengelola.
d Mendorong terbentuknya Tim Pengelola Telecenter yang kompak dan profesional dengan melakukan transfer of knowledge dan memberikan kesempatan meningkatkan kemampuan dan ketrampilan.
e Mendorong terwujudnya pelayanan yang sebaik-baiknya kepada masyarakat dalam memanfaatkan fasilitas telecenter sebagai upaya meningkatkan pengetahuan dan kesejahteraan masyarakat.
f Melakukan komunikasi secara intensif dengan Tim Pengarah, Tim Pembina Kabupaten dan Tim Pembina Propinsi dalam menghadapi permasalahan, sehingga langkah penyelesaian dapat lebih tepat sasaran.
g Melaksanakan fasilitasi terhadap kegiatan telecenter yang melibatkan komunitas masyarakat tertentu baik dalam rangka kerjasama pengembangan telecenter kedepan maupun dalam rangka pemberdayaan masyarakat.
h Menjalankan fungsi sebagai penyuluh dan fasilitator dalam memimpin penyelenggaraan telecenter
i Melakukan komunikasi aktif dengan manajer-manajer telecenter lain dalam upaya mengembangkan pengelolaan Telecenter khususnya pemberdayaan masyarakat melalui memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi
j Menyusun laporan bulanan secara tertulis tentang pelaksanaan kegiatan telecenter kepada Badan Pengelolaan Data Elektronik (BPDE) Provinsi Jawa Timur dan kepada KPDE atau instansi Pembina kabupaten/Kota . ( memberikan masukan tentang kinerja pengelola, karna kewenangan dalam memberikan sanksi / pemberhentian pengelola adalah di tingkat pembina dengan jalan musyawarah)

2. Bagian Penatausahaan
a. Melayani kebutuhan administratif Tim Pengelola Telecenter, seperti masalah absensi, pengaturan piket pada hari libur, penggajian, surat-menyurat dan sebagainya serta bertanggung jawab kepada Manajer Telecenter.
b. Dengan persetujuan manajer, dapat melakukan pembelian barang-barang kebutuhan operasional telecenter (seperti tinta printer, tinta fotocopy, kertas, alat tulis lainnya )
c. Melakukan pembayaran rekening listrik dan telepon secara teratur setiap bulannya.
d. Melakukan pembukuan terhadap keluar masuknya keuangan telecenter, sekaligus bertindak sebagai bendahara.
e. Menjalankan fungsi resepsionis telecenter, menerima pengunjung atau tamu yang berkunjung di telecenter dan mengarahkan setiap pengunjung kepada operator yang siap memberikan pelayanan.
f. Membantu bagian tehnik (diganti Pengembangan dan Layanan Masyarakat) , melakukan komunikasi dengan masyarakat dalam rangka menyosialisasikan program telecenter, menyerap masukan dari masyarakat serta mengidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan masyarakat.
g. Bersama operator telecenter menyusun laporan harian, terutama yang berkaitan dengan laporan keuangan.




3. Bagian Teknis ( Pengembangan dan Layanan Masyarakat)
a Bertanggungjawab kepada manajer dalam melaksanakan Rencana Kerja telecenter dengan menyusun laporan mingguan atas aktivitas telecenter yang berkaitan dengan pengadaan dan penyebarluasan informasi.
b Melakukan fungsi penyuluh dan fasilitator, dengan mengembangkan interaksi secara intensif dan proaktif pada kelompok masyarakat
c Secara intensif melakukan komunikasi dengan masyarakat dalam rangka mensosialisasikan program telecenter, menyerap masukan dari masyarakat serta mengidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan masyarakat.
d Melakukan pelatihan-pelatihan yang dapat meningkatkan kapasitas masyarakat dalam mendapatkan informasi sendiri.
e Membantu manajer telecenter dalam membangun dan meningkatkan kerjasama dengan berbagai pihak untuk menambah koleksi informasi di telecenter.
f Mempromosikan layanan yang disediakan melalui berbagai media yang biasa dipakai oleh masyarakat serta melalui tokoh desa.
g Melaksanakan Monitoring dan Evaluasi atas pelaksanaan kegiatan di telecenter melalui penyebaran angket, kuesioner dan/atau wawancara langsung dengan pelanggan. Selanjutnya berdasarkan hasil evaluasi, memberikan masukan kepada manajer tentang kinerja telecenter. (untuk point g tersebut kayak perlu di tinjau ulang / ditiadakan, beban yang ditanggung terlalu memberatkan )

4. Operator
a. Bertanggungjawab kepada Manajer Telecenter atas kelaikan fungsi peralatan elektronik di telecenter.
b. Menyalakan dan men-shutdown computer dan jaringannya
c. Memeriksa secara berkala kelaikan setiap peralatan elektronik lainnya yang menjadi fasilitas telecenter.
d. Melaksanakan pemeliharaan dan menjaga kebersihan peralatan (maintenance) dan menangani gangguan (troubleshooting) terhadap operasional komputer, jaringan, koneksi ke internet dan peralatan lainnya.
e. Memberikan pelayanan kepada pengunjung telecenter dalam memanfaatkan fasilitas yang tersedia di telecenter, dan memberikan pendampingan bagi para pegunjung yang belum paham cara penggunaan fasilitas telecenter
f. Memberikan pelatihan penggunaan komputer dan internet kepada masyarakat.
g. Membantu, melakukan komunikasi dengan masyarakat dalam rangka (kayaknya perlu dihapus) menyosialisasikan program telecenter, menyerap masukan dari masyarakat serta mengidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan masyarakat.
h. Melaporkan kepada Manajer apabila terjadi kerusakan peralatan yang membutuhkan teknisi khusus.
i. Menanggapi keluhan pengunjung dengan sebaik – baiknya demi terjaganya layanan telecenter.
j. Menyusun laporan aktifitas telecenter yang memuat informasi mengenai catatan jumlah pengunjung, jam pemakaian peralatan, pesanan pengunjung dan/atau keluhan pengunjung.(hanya sebatas memberikan catatan jumlah pengunjung, jam pemakaian, pesanan pengunjung dan/atau keluhan pengunjung)

5. Pengarah (dewan pembina)
a. Menampung masukan dari masyarakat desa sebagai bahan pengarahan kepada pengelola telecenter dalam menyusun rencana kerja pengelolaan telecenter dan pelaksanaannya
b. Membantu menyumbangkan pemikiran untuk keberlangsungan penyelenggaraan telecenter, mencarikan alternatif sumber dana dan pemasukan untuk menyelenggarakan kegiatan telecenter.
c. Membantu dan memfasilitasi terjalinnya kerjasama dengan pihak lain sebagai mitra potensial yang dapat memanfaatkan telecenter untuk memberikan informasi, layanan dan program bagi masyarakat.
d. Mendorong semua kelompok dan lapisan masyarakat untuk memanfaatkan fasilitas, layanan, dan program-program yang dilaksanakan di telecenter.
e. Turut aktif mensosialisasikan dan mempromosikan program telecenter dalam kapasitasnya masing-masing.
f. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan program Telecenter.
- point a. bagaimana jika diganti seperti berikut (bersama pengelola/ketua pengelola/manager menyusun mekanisme, peraturan dan sanksi kepengelolaan demi tercipta dan terselenggaranya kepengelolaan Telecnter yang baik.

Pemilihan dan masa bakti pengelola
Personil pengelola telecenter dipilih oleh Tim yang terdiri dari unsur Pemerintah Daerah dan unsur Masyarakat. Penilaian calon personil memperhatikan kriteria kompetensi (rekrutmen) menurut jabatan yang akan diemban sebagai berikut:
1. Manajer
a. Memiliki kemampuan manajerial yang baik untuk mengelola dan mengembangkan telecenter
b. Memahami prospek pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (internet)
c. Mempunyai akseptabilitas di masyarakat dan dedikasi terhadap perkembangan telecenter
d. Mempunyai kredibilitas di masyarakat
e. Memiliki komitmen tinggi terhadap pengembangan telecenter kedepan menuju telecenter yang mandiri dan berkelanjutan.
f. Memiliki kemampuan memimpin dan berkomunikasi dengan masyarakat
2. Bagian Penatausahaan
a. Memahami tata administrasi perkantoran dan keuangan
b. Dapat mengoperasikan komputer minimal office
c. Mempunyai kredibilitas di masyarakat (tidak sedang diblack list perbankan dan polisi)
d. Mempunyai kemampuan berkomunikasi dengan masyarakat
e. Memiliki komitmen tinggi terhadap pengembangan telecenter kedepan menuju telecenter yang mandiri dan berkelanjutan.
3. Bagian Teknis
a. Mempunyai akseptabilitas di masyarakat
b. Mempunyai kemampuan berkomunikasi dengan masyarakat
c. Mempunyai kredibilitas di masyarakat (tidak sedang diblack list perbankan dan polisi)
d. Dapat mengoperasikan komputer minimal office
e. Memiliki komitmen tinggi terhadap pengembangan telecenter kedepan menuju telecenter yang mandiri dan berkelanjutan.
4. Operator
a. Memahami dan berkemampuan dibidang TIK
b. Memiliki dasar pendidikan atau berpengalaman dibidang informatika
c. Memahami secara teknis instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
d. Memahami sistem operasi komputer dan internet
e. Memahami secara teknis perawatan komputer
f. Memiliki komitmen tinggi terhadap pengembangan telecenter kedepan menuju telecenter yang mandiri dan berkelanjutan.